پیغام گذاشتن پشت تلفن به انگلیسی؛ جمله‌ها و مکالمهٔ کوتاه

به کسی زنگ می‌زنید، اما او در دسترس نیست. در این موقعیت لازم نیست مکالمهٔ طولانی بسازید. کافی است بگویید دنبال چه کسی هستید، نام و دلیل تماس را روشن بیان کنید و اگر لازم است درخواست تماس دوباره بدهید. این راهنما برای زبان‌آموزی است که می‌خواهد در یک تماس کوتاه انگلیسی، پیغام قابل‌فهم و مودبانه بگذارد.

تماس را چطور شروع کنیم؟

بعد از سلام، خودتان را معرفی کنید و نام فرد موردنظر را بپرسید. برای نمونه: Hello, this is Sara. Could I speak to Mr Lee, please? یعنی «سلام، سارا هستم. می‌شود با آقای لی صحبت کنم؟» اگر مخاطب خودش جواب داده باشد، می‌توانید بگویید This is Sara speaking. عبارت Could I speak to ...? یک درخواست مودبانه است؛ لازم نیست کلمه‌به‌کلمه آن را «آیا می‌توانستم» ترجمه کنید.

در پاسخ ممکن است بشنوید I'm sorry, he isn't available right now. یعنی «متأسفم، الان در دسترس نیست.» حالا به‌جای تکرار درخواست اول، پیغام خود را آماده کنید.

درخواست کنید پیغام شما ثبت شود

جملهٔ اصلی این است: Could you take a message, please? یعنی «می‌شود لطفاً پیغامم را بگیرید؟» اگر خودتان پاسخگوی تلفن هستید، می‌توانید بپرسید Can I take a message? یعنی «می‌توانم پیغامی برایش بگیرم؟» تفاوتِ take a message و leave a message به نقش گوینده برمی‌گردد: پاسخگو پیغام را می‌گیرد و تماس‌گیرنده پیغام می‌گذارد.

در درس شنیداری British Council دربارهٔ پیغام تلفنی، تماس‌گیرنده از پاسخگو می‌خواهد پیام را منتقل کند و بعد جزئیات تماس را با او بررسی می‌کند. متن آن را برای شنیدن یک نمونهٔ واقعیِ آموزشی ببینید؛ گفت‌وگوی این مقاله نمونهٔ مستقل دیگری است.

چه اطلاعاتی را در پیغام بگوییم؟

یک پیغام مفید معمولاً سه بخش دارد: نام شما، موضوع کوتاه تماس و کاری که انتظار دارید. برای مثال: Please tell him Sara called about tomorrow's meeting. یعنی «لطفاً به او بگویید سارا دربارهٔ جلسهٔ فردا تماس گرفت.» سپس می‌توانید اضافه کنید Could you ask him to call me back? یعنی «می‌شود از او بخواهید با من تماس بگیرد؟» اگر موضوع حساس است، لازم نیست جزئیات خصوصی را به شخص دیگری بگویید؛ موضوع را کلی بیان کنید.

اگر زمان مهم است، مشخص و کوتاه بگویید: Please ask her to call me this afternoon. ضمیر him یا her را با فرد موردنظر هماهنگ کنید. برای یک پیغام ساده، چند جملهٔ واضح از یک جملهٔ بلند بهتر است.

شماره یا نام را با تأیید دوباره روشن کنید

اگر شمارهٔ تماس لازم است، آن را بخش‌به‌بخش بخوانید و به پاسخگو فرصت یادداشت بدهید. برای درخواست تکرار بگویید Could you repeat the number, please? و برای تأیید بگویید Yes, that's correct. اگر اشتباهی شنیدید، با آرامش اصلاح کنید: Sorry, the last digit is six, not seven. نامی که احتمالاً ناآشناست را هم می‌توانید حرف‌به‌حرف بگویید: My name is Mina: M-I-N-A.

این کار برای شنونده هم مفید است: Let me read that back to you. یعنی «اجازه بدهید آن را دوباره برایتان بخوانم.» اگر در شنیدن واژه‌ای مشکل داشتید، راهنمای درخواست تکرار به انگلیسی چند جملهٔ کوتاه دیگر دارد. برای تشخیص دو عدد شبیه‌صدا نیز تفاوت تلفظ thirteen و thirty را تمرین کنید.

یک مکالمهٔ کوتاه و مستقل

این گفت‌وگو را یک‌بار با صدای بلند بخوانید و بار دوم نام و موضوع تماس را عوض کنید:

Receptionist: Good morning. How can I help you?
Caller: Hello, this is Mina. Could I speak to Alex, please?
Receptionist: I'm sorry, Alex isn't available right now.
Caller: Could you take a message, please? I called about the class schedule.
Receptionist: Of course. Should I ask Alex to call you back?
Caller: Yes, please. My name is Mina, M-I-N-A. Alex has my number.
Receptionist: Mina, about the class schedule. I'll pass on your message.
Caller: Thank you. Goodbye.

اینجا شماره‌ای ساخته نشده است؛ تماس‌گیرنده می‌گوید فرد موردنظر از قبل شماره‌اش را دارد. اگر چنین نیست، شمارهٔ واقعی خودتان را آرام بگویید و دوباره تأیید کنید.

سه اشتباه رایج که پیغام را مبهم می‌کند

اول، فقط گفتنِ Call me بدون نام یا موضوع، پیام را ناقص می‌کند. دوم، گفتنِ شماره با سرعت زیاد احتمال خطای شنیدن را بالا می‌برد؛ مکث و تکرار کمک می‌کند. سوم، فراموش کردنِ درخواست مشخص است: شنونده باید بداند فقط پیام را منتقل کند یا تماس دوباره هم لازم است. لازم نیست جمله‌ها پیچیده باشند؛ ترتیبِ «نام، موضوع، درخواست» را نگه دارید.

تمرین کوتاه با پاسخ

جای خالی را با عبارت مناسب کامل کنید: ۱) برای درخواست ثبت پیغام: Could you ___ a message, please? ۲) برای درخواست تماس دوباره: Could you ask her to call me ___? ۳) برای تأیید شماره‌ای که پاسخگو خوانده است: Yes, that's ___.

پاسخ‌ها: ۱) take؛ ۲) back؛ ۳) correct. حالا با سه بخشِ نام، موضوع و درخواست، پیغامِ دو جمله‌ای خودتان را بسازید. نمونه: This is Reza. I called about our homework. Could you ask Mina to call me back? اگر برای گفت‌وگوهای روزمره به تمرین بیشتری نیاز دارید، از بخش انگلیسی عمومی ۲۰مو شروع کنید و همین الگو را با موضوع‌های واقعی خودتان تکرار کنید.